Cómo aprender a delegar tareas a otras personas

Un líder que lo hace todo por sí mismo no es un líder, sino una persona ejecutora con un salario inflado. En 18 años de gestión —desde restaurantes hasta defensa— he aprendido algo importante: delegar tareas no va de “quitárselas de encima”. Va de dejar de ser el cuello de botella de tu propio equipo.

Contenido:

• Qué significa realmente “delegar responsabilidades”
• Cuándo y qué tareas puedes delegar a las personas de tu equipo
• El problema de la confianza y qué hacer con él
• Cómo controlar el proceso de delegación
• Cómo desarrollar tus habilidades de delegar

Qué significa “delegar responsabilidades”

Lee la frase “delegar responsabilidades” de forma literal: estás transfiriendo parte de tus responsabilidades actuales a otra persona de tu equipo. Aquí las tres partes son importantes:

1. Transferir: ahora lo hace otra persona y esa persona también es responsable. Tiene derecho a apropiarse del resultado de su trabajo, en lugar de ser considerada solo como asistente en una tarea que tú “sigues haciendo”.
2. Responsabilidades actuales: tú ya sabes hacer esto bien, existe un proceso o una metodología definida. Puedes enseñarla.
3. A una persona a tu cargo: alguien sobre quien tienes autoridad para asignar tareas, hacer seguimiento y aceptar el trabajo.

Pedir a una persona colega que te cubra media jornada no es delegar responsabilidades. Pedir a alguien de tu equipo que haga algo nuevo que tú nunca has hecho tampoco es delegar responsabilidades; es simplemente asignar una tarea.

Cuándo y qué tareas se pueden delegar a las personas del equipo

Señales claras de que ha llegado el momento de delegar:

• los plazos se acumulan y la carga de trabajo solo crece;
• las tareas sencillas te comen demasiado tiempo;
• los asuntos menores te dispersan y no te dejan concentrarte en lo que solo tú puedes hacer.

Aquí ayuda la Matriz de Eisenhower. Es un método visual de priorización en el que las tareas se dividen en cuatro grupos según su urgencia e importancia:

Nos interesa el cuadrante inferior izquierdo: desglosamos las tareas por categoría y delegamos lo urgente pero poco importante.

Ejemplos de tareas que sí puedes delegar:

✅ Organizar reuniones y briefings de rutina

✅ Ejecutar versiones de prueba de proyectos

En cambio, lo urgente y importante no se delega. Solo la persona responsable del área debe tomar decisiones clave para la empresa.

No delegues:

❌ Diseñar y organizar procesos

❌ Despedir o reasignar personal

❌ Formar y hacer onboarding a nuevas incorporaciones

Las tareas importantes pero no urgentes se pueden delegar solo si confías en las competencias de la persona. Es útil fijar puntos de control y seguir el progreso para que tanto tú como quien ejecuta estéis tranquilos con el resultado.

Cuando gestionaba la formación en Burger King para 12 restaurantes, tenía 4 formadores regionales y 18 locales. Si hubiera impartido yo personalmente todas las sesiones, físicamente no habría podido abrir 5 locales nuevos en seis meses. Delegué la organización de las formaciones rutinarias en el equipo de formadores y me quedé solo con el sistema de evaluación y los checkpoints. Resultado: +44 % en eficacia de formación, +31 % en calidad.

El problema de la confianza y qué hacer con él

Hay una frase muy repetida: “Si quieres que algo salga bien, hazlo tú mismo”. Pero ¿qué pasa si asignas una tarea y la persona no la hace como tú necesitas? Estas ideas pueden ayudarte a sentirte más segura o seguro al delegar.

Desarrolla las habilidades de tu equipo. Sí, el equipo aprende por su cuenta… pero mucho más despacio de lo que el negocio necesita. Tu trabajo como responsable es organizar un aprendizaje consciente y estructurado.

Crea un sistema de control. Nadie puede leerte la mente ni adivinar qué significa “buen trabajo” para ti. Tienes que describirlo y comunicárselo de forma explícita. Te gustaría que lo intuyeran solos, pero eso no va a ocurrir.

Reformula tu relación con el error. Los errores forman parte del aprendizaje y del crecimiento. Cuando entiendes que los fallos pequeños no son una catástrofe, se vuelve más fácil confiar parte del trabajo a otras personas.

En Russian Helicopters trabajaba con un equipo que preparaba programas de formación para pilotos militares. El coste de un error allí es, literalmente, una vida. Aun así, es imposible controlar cada paso. Lo que funcionó fue otra cosa: criterios de preparación claros en cada fase y derecho a equivocarse en las versiones de prueba. El resultado final se revisaba con lupa, pero el camino hasta llegar a él no.

Hay un círculo vicioso: “Lo hago yo → no tengo tiempo para enseñar a otras personas → tengo que seguir haciéndolo yo”. Quien rompa ese círculo, dominará la delegación. Quien no lo rompa, no.

Cómo controlar el proceso de delegación

Cinco puntos clave que te ayudarán a establecer un control sano sobre la ejecución de tareas:

1. Expectativas claras. Hablad de la tarea, el plazo y el resultado esperado.
2. Puntos de control. Define hitos intermedios para evaluar el progreso y hacer ajustes.
3. Recursos. Asegúrate de que la persona tenga todo lo necesario para completar la tarea: herramientas, información, apoyo. En ningún caso inicies un proceso para el que aún no tienes el conjunto completo de recursos: solo genera dispersión para todo el mundo.
4. Comunicación regular. Haz reuniones o preguntas de seguimiento mientras la tarea está en marcha. Esto ayuda a detectar problemas potenciales a tiempo. Sí, es trabajo adicional, pero es tu trabajo.
5. Feedback. Al terminar la tarea, hablad de lo que ha salido bien y de lo que se puede mejorar, para que la persona siga creciendo. Puede parecer que “ya está, tarea hecha, mejor no alargarlo más”. Pero la mayoría de la gente valora mucho que dediques tiempo a comentar el resultado.

Cómo desarrollar tu habilidad de delegar

Como con cualquier otra habilidad, hacen falta práctica y exposición. Asignaste una tarea y la persona no la sacó adelante como esperabas: pasa. La clave es hacerte preguntas: ¿por qué ha pasado? ¿Qué puedo cambiar la próxima vez para no repetir el mismo fallo: cambiar a la persona, explicar mejor la tarea, delegar solo una parte?

Delegar es una habilidad que se entrena. Las primeras veces será torpe, algo saldrá mal, te entrarán ganas de volver al “ya lo hago yo, así es más rápido”. Es normal.

Lo importante es no parar. Cada tarea que delegas libera tiempo para lo que de verdad solo tú puedes hacer.

Soy Aleksandr Kosenko — product manager con experiencia liderando equipos de hasta 200 personas. Escribo sobre cómo trabajar con personas, con sistemas y contigo misma / contigo mismo.