Las tareas se pudren: por qué tu gestor acaba siendo un vertedero

Más concretamente, son para todo el mundo — pero el contexto lo es todo: cómo, dónde y para qué los usas

Mi problema principal con los gestores de tareas: las tareas se pudren y desaparecen en el vacío.

Esta es la raíz de todo el mal, lo demás son síntomas. Si las tareas en un gestor se autodestruyeran a tiempo, apenas habría problema.

Por qué las tareas se pudren

Pongamos que llevas una lista de tareas.

Eres una persona disciplinada y responsable que apunta todo religiosamente.

Elegiste un gestor cómodo donde es fácil volcar cosas.

Esto significa:

• las tareas entran al gestor sin esfuerzo

• se acumulan rápido

• con el tiempo, se convierte en un cajón desastre

En la vida real, las tareas se pudren solas:

• algunas nunca fueron importantes, pero no te diste cuenta cuando las apuntaste

• algunas pierden relevancia con el tiempo

• a veces la gente simplemente deja de darte la brasa con ciertas cosas

• a veces una tarea se arrastra tanto que el mundo ha cambiado y ya no hace falta

En la vida real, esto se resuelve solo:

• te olvidas convenientemente de algo

• o los que te asignaron tareas se olvidan convenientemente de ti

La memoria saca la basura en silencio. No necesitas pasar conscientemente de algo — simplemente se desvanece solo.

Pero en un gestor de tareas es justo al revés

Para que una tarea desaparezca de un gestor, tienes que tacharla activamente.

Y ahí es donde se lía:

• tachar una tarea es una decisión

• las decisiones consumen recursos

• a veces duele, porque sientes que no estás tachando una tarea — estás tachando posibilidades

Esto es jodido de hacer. Lo ideal sería que tu subconsciente se encargara — como hace con los pensamientos normales. Pero tu subconsciente no tiene acceso a la API de tu gestor de tareas.

El resultado:

• cualquier gestor se convierte bastante rápido en un vertedero de mierda vieja e inútil

• ese vertedero necesita limpieza

• para mantener un gestor al día, tienes que gestionarlo como sistema, no solo "apuntar cosas ahí"

Para eso están los managers. Pero incluso ellos necesitan ser competentes y no tener miedo de tirar lo que sobra.

Cómo es mi gestor ideal

En la práctica, ahora mismo es mi libreta de papel:

• apunto ideas y tareas

• las tacho

• vuelvo a escribir en una página nueva

• a veces reescribo con otro enfoque

• uso bolígrafos de distintos colores — así navegar este caos me resulta fácil

• me encanta el papel y escribir a mano — mi cerebro piensa mejor así

A la vez, tengo:

• Notion montado

• proyectos con tareas vinculadas

• todo ordenadito y en su sitio

Pero esto solo se vuelve realmente imprescindible cuando trabajas con un equipo.

También me gustan las Tareas y Notas de Apple — eso es más cosa "personal".

Pero para lo personal, tengo mi libreta.

Cómo debería funcionar el gestor soñado

• Cada tarea tiene una vida útil por defecto, digamos, 1 semana.

• Pasada la semana, la tarea se vuelve semitransparente, y 5 días después desaparece completamente de tu bandeja de entrada, sin que hagas nada.

• Si haces cualquier cosa con la tarea — añadir algo, editarla, moverla — su vida útil se reinicia y vive otra semana más.

• Si de verdad necesitas encontrar una tarea antigua, vas a esa sección oculta y:

Un poco de filosofía militar

Es como en el ejército:

• si alguien te trae una orden — no la ejecutes enseguida

• déjala en un montón

• si es importante — te lo recordarán, y entonces la cuelgas en el tablón

• si te echan la bronca — entonces hazla, pero rara vez se llega a ese punto

Provocador, sí, pero más o menos así funciona tu cabeza. Molaría que los gestores de tareas se acercaran a esta realidad.